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仕事
従業員を雇用しているすべての法人、及び事業者は従業員のマイナンバーの管理が必要となりました。企業は社員から徴収したマイナンバーを保管・破棄まで安全に管理する必要があります。
「マイナンバーの漏えい時の重い罰則が怖い…」
「個人情報を取り扱うのって難しそう…」
「具体的にマイナンバーってどうやって管理すればよいの？」
と心配されている事業主の方もいらっしゃるかもしれません。
マイナンバー管理のリスク・コストを抑えるひとつの方法として、クラウドを利用してマイナンバーを管理するという方法があります。
クラウド型とは？クラウド型マイナンバー管理ソフトを利用するメリット
クラウド型とは、ご使用のパソコンにデータを直接保存するのではなく、ネットワーク上にデータを保存・管理するソフトの事を指します。
昨今では
- MFクラウド会計 (会計ソフト)
- クラウド会計ソフト freee (会計ソフト)
- 弥生会計オンライン (会計ソフト)
- 弥生の青色申告オンライン (確定申告ソフト)
- 弥生の白色申告オンライン (確定申告ソフト)
など、多数のクラウド型のソフトが世の中に出回っており、利用者も増えている傾向にあります。
また、使用しているパソコンの環境に依存しないので、Mac, Windows, Linuxなど、どのOSでも使用できます。
クラウドで管理するサービスでマイナンバーを管理する事で、
- マイナンバーを保管している棚の鍵の閉め忘れによる、人的ミスによる情報漏えいリスクの削減
- 管理者であれば、いつも作業しているパソコン以外からでもデータの閲覧が可能
- 個人情報保護法における、物理的安全管理措置、技術的安全管理措置の部分はクラウドソフトでカバーできる
など、さまざまなメリットが挙げられます。
物理的安全管理措置とは、入退館（室）の管理、個人データの盗難の防止等の措置をいう。物理的安全管理措置には以下の事項が含まれる
- 入退館（室）管理の実施
- 盗難等の防止
- 機器・装置等の物理的な保護
技術的安全管理措置とは、個人データ及びそれを取り扱う情報システムへのアクセス制御、不正ソフトウェア対策、情報システムの監視等、個人データに対する技術的な安全管理措置をいう。技術的安全管理措置には、以下の事項が含まれる。
- 個人データへのアクセスにおける識別と認証
- 個人データへのアクセス制御
- 個人データへのアクセス権限の管理
- 個人データのアクセスの記録
- 個人データを取り扱う情報システムについての不正ソフトウェア対策
- 個人データの移送・送信時の対策
- 個人データを取り扱う情報システムの動作確認時の対策
- 個人データを取り扱う情報システムの監視
おすすめのクラウド型マイナンバー管理ソフト
マイナンバー管理 freee
確定申告、マイナンバー、個人事業主向け記事などを提供する「経営ハッカー」も運営する、株式会社 freeeが提供するクラウド型マイナンバー管理ソフト。
低コストで導入でき、番号の収集から利用までクラウド上で完結します。中小企業におすすめです。また、登録すると以下の、3つの特典が貰えます。
- マイナンバーについて徹底解説した「マイナンバーガイド」
- 従業員に配ってマイナンバーの周知・教育に使える「従業員向けガイド」
- 専門家による、50分にわたる「マイナンバー解説セミナー動画」
マイナンバー管理 freee 料金表
| プラン | 料金 |
|---|---|
| 会計/給与ソフトをご利用中の方 | 無料 |
| 単体 | 980円 |
価格は税込み価格です。また、同社がリリースしている
のいずれかの会計/給与ソフトをご利用中の方は、このソフトの利用料金は無料です。
MFクラウドマイナンバー
家計簿アプリ「マネーフォワード」をリリースしている、株式会社マネーフォワードが提供するクラウド型マイナンバー管理ソフト。
従業員数ごとに対応したプランがあるので、中小企業～大企業まで幅広く対応しています。
MFクラウドマイナンバー 料金表
| プラン | 内容 | 料金 |
|---|---|---|
| お試しプラン | 従業員、従業員以外の対象者、それぞれ1名まで登録可能 （合計最大2名） | 無料 |
| Max 10プラン | 従業員、従業員以外の対象者、それぞれ10名まで登録可能 （合計最大20名） | 980円/月 |
| Max 30プラン | 従業員、従業員以外の対象者、それぞれ30名まで登録可能 （合計最大60名） | 2,940円/月 |
| Max 50プラン | 従業員、従業員以外の対象者、それぞれ50名まで登録可能 （合計最大100名） | 4,900円/月 |
| Max 100プラン | 従業員、従業員以外の対象者、それぞれ100名まで登録可能 （合計最大200名） | 9,800円/月 |
| Over 100プラン | 従業員、その他それぞれ無制限に登録可能 | 100名ごとに9,800円/月 |
お試しプランであれば無料で利用可能です。（各プランは税別料金）
作業するパソコンのウイルス対策も万全に行っておきましょう
クラウド上で管理するとはいえ、作業するパソコンや、社内のネットワーク上のパソコンのセキュリティ対策が不完全であれば、管理アカウントのパスワードが盗まれる可能性も無きにしも非ずです。
クラウド上で管理する、社内のパソコンで管理する問わず、トレンドマイクロ 「ウイルスバスタークラウド」や、シマンテック 「Norton (ノートン)」 などのウイルス対策ソフトを導入するなどして、セキュリティ対策は万全に行っておきましょう。
さいごに
今後、企業・事業主は順次、マイナンバーの管理が必要になってきます。
慌てて対応するのではなく、リスクとコストを抑えた管理方法を十分に考えて、実施する必要がありますね。参考になりましたら幸いです。
