仕事をする上で、いつも赤字を出すプロジェクト。
なぜプロジェクトが失敗するか、その要因を考えられたことはありますでしょうか。

そこにはマネジメントの作業のひとつ「進捗管理」が大きく関わってきます。
今回は進捗管理がマネジメントにおいてどれだけ大切かを文化祭を例にして簡単に説明します。

文化祭の直前にてんやわんやな状態になってしまった！！

今年の文化祭は、クラスでお化け屋敷を作ろうと決定しました。
委員長は、クラスのみんなに各作業を割り当てました。

• やまださん：お化け屋敷の看板を作る
• いとうさん：小道具を作成する
• おかださん：宣伝の為のフライヤーを作る

委員長は状況の管理を「どう？作業は順調？」と言葉でのみ確認していました。
みんな揃って「はい！！順調です！！」と答えました。
委員長は安心しきっていました。

文化祭数日前になって、急にいとうさんが委員長に相談にきました。

いとうさん 「すみません、実は小道具の○と△ができませんでした。■は完璧にできているんですけど。。。」

委員長 「えぇ！！？なんでぎりぎりになってそんなこというの！？」

いとうさん 「ぎりぎりまで頑張ってみようと思ったんですけど、やっぱり無理でした。それに言いだしにくくて。。。」

委員長 「…」

委員長は大慌てです。〇と△も絶対に必要な小道具なのです。

なんとか文化祭に間に合わせる為に徹夜で自分のクラスのみんな、それに他のクラスのみんなにも手伝ってもらうことにより何とか間に合わせることが出来ました。
文化祭もなんとか無事乗り切ることができました。

さて、なんとか乗り切った文化祭。みんな大喜びです。
しかし委員長にとって果たしてこれは成功と言えるのでしょうか？

答えは、文化祭は「なんとか成功」といったところでしょうか。
ですがマネジメントとしての観点、そして仕事であれば「大失敗」です。

何がいけなかったのかを考えてみよう

• 委員長の人選ミス
• 委員長が担当者の得意分野を把握していなかった
• 担当者の責任感がなかった

たしかにこれらも失敗の要因ではあります。
ですが、最大の要因はそこではありません。
今回の失敗の最大の要因は委員長が「進捗管理」がしっかりとできていなかったことにあります。

もし、進捗管理がしっかりと出来ていた場合、以下のような選択肢がありました。

• いとうさんは小道具作成の進捗が遅れているし、話を聞いているとフライヤー作成の方が向いているな。おかださんはなんでもできる子だしと作業を交代しよう
• 小道具■の進捗はよいけど、他の小道具作成の進捗が遅れているな。■は完璧にはしなくてもよいから、他の小道具作成に時間を使ってもらおう
• やまださんの作業は進んでいるし、いとうさんの作業を手伝ってもらおう
• フライヤーは別になくてもそんなに困らないし、フライヤー作成はやめて、おかださんと一緒に小道具作成をやってもらおう

作業の割り当てにミスはあったものの、初期段階で作業割り当ての変更が可能だったのです。
進捗管理がしっかりと出来ていなかった為、最終的に

• 徹夜で人員をつぎ込んで、間に合わせる

という一つの方法しかとれなかったのです。これは仕事であれば、大失敗です。
人員をつぎ込み、徹夜ということは無駄な人件費がかかってしまいます。

プロジェクトの売り上げの赤字は必至です。
残業続きだと社員の士気も下がります。

具体的に進捗管理ってどうすればよいの？

進捗管理方法の全てではないですが、何点か管理に必要な点を挙げます。

小さい成果物ごとにスケジュールを立てる

いとうさんに割り当てられた作業は「小道具を作成」と大きい枠はありますが、実際には

• 小道具〇
• 小道具△
• 小道具■

と必須でつくらなければいけない物が3点ありました。担当者は同じといえど、作業自体は別物です。
欠けてはいけない成果物に対しては、それぞれにスケジュールを立てて、進捗を管理すべきです。
WBS法において、この小さい成果物のことをワークパッケージといいます。WBSについては以下をご参照ください。

http://e-words.jp/w/WBS.html

小道具という大きな枠で進捗をとってしまうと委員長が1個ずつの小道具の進捗が最悪、70%の出来でOKだと思っていても、実際の内訳は

• 小道具〇…55%
• 小道具△…55%
• 小道具■…100%

かもしれません。推測による進捗管理は失敗の元です。

進捗の数値化

これがないと「できた」「できてない」だけの2択だけになってしまいます。
つまり100%か0%しかないのです。何ができていて何ができていないかが把握できないのです。成果物ごとにスケジュールを立てて、きちんと数値化して把握しましょう。
ただし、あまり細かすぎる作業に落とし込んでスケジューリングすると管理がやりにくくなるだけなので、そこは実際にどの程度が管理しやすいかを見計らいながら立ててください。

成果物の現物確認を怠らない

実際はできていないのに言葉で「出来ました」ということは簡単なことなのです。
進捗確認には成果物の確認は必須です。
「信じていたのに…」など言ったところでどうしようもありません。

闇雲に何回も確認するのは効率的ではないので、マイルストーンを設定しましょう。マイルストーンについては以下をサイトをご参照ください。

マイルストーンの意味とは
http://imimatome.com/katakanagonoimi/mairusuto-n.html

進捗によって作業の割り当てを考えなおす

これは先に述べた点ですね。
進捗の具合によって、各役割を変更して、作業を進めることも大事です。

作業する人へのヒアリング

数字だけの管理ではダメです。
今回のケースで言えば、不明点を聞き出せなかったのも問題です。それも進捗管理のうちの一つです。
本人から言いだしにくいというケースもありますので。

• 何か不明点はないか
• 何ができないのか

を直接作業する人に聞くことは大切です。
そして聞くだけではなく、改善案を練って実行することが必要です。

これらのことをもって進捗管理ができているといえます。
実際には進捗管理にはマスタースケジュール等の作成が先に必要になってきますが、今回は進捗管理の大切さを伝えるのが目的なので割愛させていただきます。

さいごに

いかがでしたでしょうか。今回は文化祭を例にしましたが、マネジメントにおける進捗管理がいかに大切かということが伝わりましたでしょうか。
仕事であっても、学校の行事であっても進捗管理は大切なことなのです。
プロジェクトでいつも赤字が出てしまう方は進捗管理の方法を見直してみてはいかがでしょうか。
参考になりましたら、幸いです。